Privatlivspolitik
Dette er ZimSystems gældende privatlivspolitik. Den beskriver, hvordan personoplysninger håndteres i forbindelse med tjenesten, vores website og vores kundeforhold. Kunden bekræfter udtrykkeligt denne politik som en del af de vilkår, der accepteres under onboarding. Bekræftelsen er ikke et generelt samtykke til behandling og erstatter ikke et særskilt samtykke, hvor det kræves. Kundens webshop har sin egen dataansvarlige og skal give sine egne oplysninger til køberne.
Opdateret · 20. september 2026
1. Hvem har ansvaret?
ZimSystem ApS, CVR 41432462, Skejbytoften 33, 8200 Aarhus N, Danmark, er dataansvarlig for egne salgs-, fakturerings-, support- og kontaktformål. Når en virksomhed bruger platformen til sine kunder, medarbejdere og ordrer, er virksomheden som udgangspunkt dataansvarlig, og ZimSystem behandler oplysninger efter virksomhedens instruks som databehandler. Konkrete roller afhænger af behandlingen og den indgåede aftale.
2. Hvilke oplysninger?
Afhængigt af brugen behandler ZimSystem navne, erhvervsmæssige kontaktoplysninger, adresser, emailadresser, telefonnumre, bruger- og adgangsoplysninger, supporthenvendelser, fakturaoplysninger og tekniske oplysninger som IP-adresser og driftslogs. Kundens brug af platformen kan også omfatte slutkundeprofiler, ordrer, leveringsoplysninger, betalingsreferencer og medarbejderhandlinger. Admin-appens AI-assistent er adskilt fra disse identitetsområder: databasens tilladelsesliste udelukker kunde- og brugertabeller, navne, emailadresser, telefonnumre, adresser, legitimationsoplysninger og andre direkte identifikatorer. Virksomheds- og afdelingsnavne samt registreringsnumre er også udelukket. Kontroller på serveren afviser almindelige direkte identifikatorer i chattekst og fjerner beskyttede identitetsfelter, før en anmodning når AI-leverandøren. Brugere må ikke indtaste personoplysninger, adgangskoder, betalingskortdata eller andre fortrolige identifikatorer i AI-chatten eller andre fritekstfelter.
3. Hvor kommer oplysningerne fra?
Oplysninger kommer fra dig, den virksomhed du repræsenterer, brugen af platformen og de integrationer virksomheden har valgt. Oplysninger om butikkers kunder kommer typisk fra bestillinger, kundeoprettelse og butikkens egne registreringer. Vi modtager ikke nødvendigvis de samme data fra alle betalingsudbydere; det afhænger af den konkrete betalingsløsning.
4. Formål og behandlingsgrundlag
Som dataansvarlig bruger vi oplysninger til at besvare henvendelser, administrere kundeforhold, fakturere, yde support og sikre driften. Grundlaget kan være opfyldelse af en aftale med dig, når du selv er aftalepart (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b), retlige forpligtelser såsom bogføring (litra c), eller legitime interesser i erhvervskommunikation, kundeadministration, drift og sikkerhed (litra f), efter en konkret interesseafvejning. Samtykkebaseret behandling bygger på litra a. For kunders data fastlægger kunden formål og behandlingsgrundlag; vores databehandleraftale er ikke i sig selv kundens behandlingsgrundlag.
5. Modtagere og integrationer
Oplysninger er kun tilgængelige for autoriserede brugere i kundens eget tenantmiljø og for ZimSystem-medarbejdere, som har et sagligt behov i forbindelse med aftalt drift, support, sikkerhed eller retlige pligter. Slutkunder kan ikke se andre slutkunders data, og en virksomhedskunde kan ikke se en anden virksomhedskundes tenantdata gennem den almindelige tjeneste. Nødvendige leverandører kan behandle begrænsede oplysninger efter deres faktiske rolle, aftale og dokumenterede formål. Det kan omfatte hosting- og emailleverandører, e-conomic ved aktiveret regnskabsintegration, S5, MobilePay eller Frisbii ved valgte betalingstjenester, InMobile til SMS og OpenAI til den valgfrie AI-assistent i Admin. AI-integrationen er konfigureret uden lagring af modeloutput og er beregnet til kun at modtage tenantafgrænsede driftsdata fra den kodeejede tilladelsesliste, ikke kunde- eller brugeridentitetsdata. Myndigheder kan modtage oplysninger, når loven kræver det. Kunden skal informere egne brugere og slutkunder om relevante videregivelser, formål, behandlingsgrundlag og rettigheder. Ingen teknisk kontrol udgør i sig selv en generel GDPR-certificering.
6. Hosting og overførsler
Platformens data hostes aktuelt på egne servere i Danmark og replikeres til en fysisk separat server på en anden lokation. Replikering er ikke i sig selv dokumentation for historiske sikkerhedskopier eller en bestemt gendannelsesmulighed. Vi planlægger mulig fremtidig hosting i Azure med MySQL og kan senere ændre behandlingslande. Sådanne ændringer kræver relevante aftaler og opdaterede oplysninger; overførsler uden for EØS kræver et lovligt overførselsgrundlag og nødvendige supplerende foranstaltninger. Dansk hosting af platformen betyder ikke nødvendigvis, at alle eksterne integrationer behandler data udelukkende i Danmark.
7. Opbevaring og den nuværende begrænsning
Der er aktuelt ingen automatisk sletterutine. Konti, kundeoplysninger og ordrer bliver som udgangspunkt liggende, indtil sletning håndteres manuelt, herunder efter en berettiget anmodning. Denne praksis giver ikke et lovgrundlag for tidsubegrænset opbevaring. Bogføringsmateriale skal som udgangspunkt opbevares i fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår; det gælder ikke automatisk alle konti eller personoplysninger. Andre oplysninger må kun opbevares, mens der er et relevant lovligt formål. For oplysninger, der behandles på kundens vegne, fastlægger kunden opbevaringsinstrukser og vælger udlevering eller sletning ved ophør efter databehandleraftalen. Anmodninger håndteres manuelt via info@zimsystem.dk under hensyn til gældende retlige forpligtelser.
8. Cookies og sporing
Denne marketingside indlæser ikke analyseværktøjer, annonceringsscripts eller eksterne medieindlejringer. Kunders webshops kan særskilt konfigureres med Google-sporing og andre integrationer. Valgfri sporing styres dér gennem cookievalg og må ikke aktiveres blot ved, at siden besøges. Butikken skal oplyse om sine konkrete værktøjer, formål og samtykkevalg. Nødvendige cookies og behandling af persondata skal vurderes efter hver deres gældende regler; en cookiekategori er ikke i sig selv et GDPR-behandlingsgrundlag.
9. Dine rettigheder
Afhængigt af omstændighederne har du ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet. Et samtykke kan trækkes tilbage uden at påvirke lovligheden af tidligere behandling. Rettighederne er ikke absolutte; eksempelvis kan lovpligtig opbevaring begrænse sletning. Kontakt info@zimsystem.dk. Hvis din anmodning vedrører en butiks behandling, bør du kontakte butikken som dataansvarlig; vi bistår efter instruks. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte identitet og besvarer anmodninger inden for GDPR’s frister.
10. Sikkerhed og klager
Adgangen er tenantafgrænset og styret af rettigheder. Kunde- og brugeridentitetsdata er udelukket fra Admin-appens AI-assistents databaseværktøjer og beskyttede brugerfladekontekst; almindelige direkte identifikatorer i prompts blokeres på serveren, før leverandøren får adgang. AI-værktøjerne til databasen er skrivebeskyttede, anvender fast virksomheds- og afdelingsafgrænsning og kan ikke skrive ændringer. Kontrollerne understøtter dataminimering, formålsbegrænsning og databeskyttelse gennem design, men lovlig drift kræver også et relevant behandlingsgrundlag, gennemsigtig information, passende databehandlervilkår, vurdering af opbevaring og overførsler samt forsvarlige arbejdsgange for den konkrete brug. Samtykke anvendes, når samtykke er det relevante behandlingsgrundlag; GDPR gør ikke samtykke til det eneste mulige behandlingsgrundlag. Denne side dokumenterer ikke en certificering, fuld kryptering af alle lagrede data eller en bestemt gendannelsestid. Kontakt os straks ved mistanke om et sikkerhedsproblem. Du kan klage til Datatilsynet via datatilsynet.dk, hvis du mener, at personoplysninger behandles ulovligt.